Odliczenie VAT od samochodów osobowych a dowód z ewidencji przebiegu

System odliczania podatku VAT w związku z nabyciem oraz eksploatacją samochodów osobowych stanowi nie lada wyzwanie w postępowaniu dowodowym. Wprowadzone w ubiegłym roku zasady pełnego odliczania VAT pod warunkiem wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej zostały utożsamione z problemem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jakkolwiek nie zawsze i nie w każdych okolicznościach ewidencję należy prowadzić, to jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca ma taki obowiązek stoi przed nie lada wyzwaniem.

W pierwszej kolejności warto podkreślić zasadę. Zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 przyjęto, że: pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli między innymi sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Wspomniana regulacja wprowadza zatem pojęcie “zasad” wykorzystywania pojazdu, jak również ich “potwierdzenia” prowadzoną ewidencją. Innymi słowy, to nie ewidencja decyduje o prawie do pełnego odliczenia VAT, lecz ustalone, przyjęte zasady używania, które przyjmują postać regulaminów.

Wspomniana zatem ewidencja przebiegu pojazdu ma charakter pomocniczy, uzupełniający. Nie stanowi zatem wyłącznego dowodu wykorzystywania lub nie pojazdu do celów związanych z działalnością gospodarczą. Jest to o tyle istotna kwestia, że samowolne naruszenie “zasad” przez pracownika, powiązane z odnotowaną w ewidencji przebiegu pojazdu samowolą pracownika nie może stanowić wyłącznej podstawy do zakwestionowania “zasad”, a więc przeznaczenia samochodu.

W dalszej kolejności odnieść należy się przede wszystkim do problemu trasy. Jednym z elementów ewidencji przebiegu pojazdu jest jej oznaczenie (skąd – dokąd). Głównie z tego powodu podkreślano, że jak pracownik skręci do sklepu na prywatne zakupy to pozbawi pracodawcę pełnego odliczenia VAT. Nie jest to teza prawidłowa. Jakkolwiek obowiązek skrupulatnego, zgodnego z celem ustawodawcy, oznaczenia trasy został potwierdzony przez sądy administracyjne, to jednak samowola nie ma bezpośredniego przełożenia na prawo do odliczenia. Słusznie jeden z sądów administracyjnych podkreślił w uzasadnieniu swojego orzeczenia, że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie określają w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą jednak obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych. 

Reasumując, w sporze o prawo do odliczenia VAT w związku z wykorzystywaniem pojazdu samochodowego podstawę stanowić muszą zasady używania samochodu, z których winno wynikać wyeliminowanie obiektywnej, potencjalnej możliwości wykorzystania pojazdu dla celów prywatnych. Faktyczna możliwość wyeliminowania użytku prywatnego jest oczywiście nierealna.