Wydanie dokumentów kontrolującym

Jednym z podstawowych uprawnień kontrolujących jest możliwość żądania udostępnienia dokumentów, przy czym dokumentację rozumie się bardzo szeroko. Mowa bowiem o aktach, księgach i wszelkiego rodzaju dokumentach związanych z kontrolą. Kontrolujący mają możliwość sporządzania z wspomnianych dokumentów “odpisów, kopii, wyciągów, notatek oraz wydruków”, jak również “udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej”. Spór zaczyna się jednak, gdy kontrolujący żądają wydania dokumentów. Czym innym jest bowiem ich udostępnienie, a czym innym jednak wydanie. “Przepychanki” dotyczą zwłaszcza tych podatników, którzy mają obszerną dokumentację i nie bardzo chcą wydawać dokumentację “za pokwitowaniem”.

Nie ulega wątpliwości konieczność wyodrębnienia dwóch uprawnień kontrolujących – do okazania (żądanie udostępnienia) oraz do wydania dokumentów. Drugie z wymienionych uprawnień oznacza, że dokumentacja fizycznie zostanie zabrana podatnikowi (na czas kontroli podatkowej). Oczywiście dokładne, szczegółowe pokwitowanie jest w interesie zarówno podatnika, jak również kontrolujących, przy czym zaleca się jednak, aby podatnik “zatroszczył się” o szczegółowe pokwitowanie. Zdarza się, że przekazywane są teczki, segregatory, skoroszyty i przy ewentualnym sporze, co zostało wydane i co jest zwracane mogą ujawnić się problemy.

Teoretycznie podatnik może “odmówić” wydania dokumentów, ponieważ uprawnienie kontrolujących nie jest bezwzględne. Muszą zaistnieć okoliczności uzasadniające żądanie wydania. Mowa o “powzięciu uzasadnionego podejrzenia” o nierzetelności dokumentów oraz okolicznościach logistycznych – brak zapewnienia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji. O ile druga przesłanka jest w miarę obiektywna, o tyle pierwsza ma charakter jednak ocenny i na etapie kontroli podatkowej trudny (aczkolwiek możliwy) do zanegowania. Odmowa wydania dokumentów może skończyć się również odpowiedzialnością karną skarbową – art. 83 k.k.s., gdzie czynnością sprawczą jest jednak “udaremnianie lub utrudnianie”.

Wydając dokumentację warto przemyśleć sprawę zasygnalizowania naruszenia uprawnienia do żądania wydania dokumentacji. Jakkolwiek nie zapobiegnie to konieczności wydania dokumentów, to naruszenie wspomnianego przepisu może skutkować wadliwością postępowania dowodowego. Zwrócić bowiem należy uwagę na zasadę z art. 77 ust. 6 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej: dowody przeprowadzone w toku kontroli przez organ kontroli z naruszeniem przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, jeżeli miały istotny wpływ na wyniki kontroli, nie mogą stanowić dowodu w żadnym postępowaniu administracyjnym, podatkowym, karnym lub karno-skarbowym dotyczącym kontrolowanego przedsiębiorcy. Podsumowując, warto podkreślić stanowisko NSA zawarte w wyroku z dnia 13 grudnia 2013 roku: dowody zgromadzone w trakcie kontroli nie mogą być wykorzystane w określonych postępowaniach, o ile naruszenia prawa, jakie miały miejsce w trakcie działań organów, mają istotny wpływ na wynik sprawy.